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投稿者： くりりん
カテゴリー： トレンド >サービス紹介

前の記事にて、NotebookLMとはどういったサービスなのか、またNotebookLMを使用して情報のインプットを効率よく行えるという点や、簡単な操作方法についてご説明を致しました！
今回は、NotebookLMの活用事例と、利用時における共有機能の仕組みと注意点についてご紹介します。

NotebookLMの活用事例

そもそもNotebookLMを使うにあたって、活用事例にはどういったものがあるの？と疑問に思う方もいらっしゃるかと思いますので下記にまとめました。

• 情報収集
• 内容の要約
• コンテンツ記事制作
• 会議議事録
• 投稿分析
• 翻訳
• 学習促進
• チャットボット

情報収集

NotebookLMにアップロードした資料に基づいて、複数の情報源から関連データを統合し、必要な情報を整理・管理するのに役立ちます。
また、検索機能や、部分的に抽出したい情報についても要約して提示してくれるため、効率的に情報収集を行うことが可能です。

内容の要約

長文のレポートや説明書などを簡潔にまとめてくれるため、重要なポイントを見落とさずに抽出できます。
要点を素早く理解するため、要約した内容を音声概要機能を使って、耳から聞いて把握するといった活用も可能です。

コンテンツ記事制作

情報を整理しながら適切な文章を作成できるので、ライティング業務の効率化や品質向上につながります。

会議議事録

アップロードされた会議の音声データやメモを要約し、明確な議事録を作成するのに役立ちます。
発言内容を整理し、重要なポイントやアクションを抽出できるため、会議後に内容を確認する際にも有効です。

分析

入力した内容を分析してデータの傾向やパターンを把握できるため、品質向上に役立てることができます。
例えば、顧客のフィードバックをアップロードすれば、自動で分類・分析し、改善ポイントを特定することが可能です。これにより、製品やサービスの向上に貢献します。

翻訳

テキストの多言語翻訳を支援し、ニュアンスを維持した翻訳を提供します。
アップロードしたビジネス文書や技術資料を翻訳し、AIの力を活用することで、異なる国とのやり取りにおいてスムーズなコミュニケーションを実現し、グローバルな業務展開をサポートします。

学習促進

学習資料を整理し要点を抽出することで、学習効率を向上させることができます。
また、質問に対する解答を生成できるため、学習内容の理解を深めるサポートツールとしても活用できます。

チャットボット

FAQやカスタマーサポート向けのチャットボットとして活用することも可能です。
例えば、顧客からのお問い合わせに対して、マニュアルなどNotebookLMにアップロードされた資料をもとに適切な回答を提供できるため、業務負担の軽減や対応速度の向上を実現できます。

このようにNotebookLMを使うことで、さまざまな活用方法があり、ビジネスシーンでも役立つものが多くあります。
ですが、その便利さゆえに、何となくで使用してしまうのはリスクがあるため、取り扱いについて十分に理解しておく必要があります。
まず、NotebookLMのプライバシーポリシーは以下のとおりです。

NotebookLMのプライバシーポリシー

• モデルのトレーニングへの不使用: Googleは、アップロードされたユーザーデータをNotebookLMのAIモデルのトレーニングに使用しないとしています。
• データの非公開性: ノートブックを共有しない限り、アップロードされたソース（資料）は非公開のままです。
• Googleのセキュリティポリシー: NotebookLMはGoogleのプライバシーポリシーと高水準のセキュリティに準じています。Google Workspaceのコアサービスとして、既存のGoogleのコンプライアンスとセキュリティポリシーに従っているとされています（特にEnterprise版）。
• クエリ（質問）の扱い: 一般的に、NotebookLMへのクエリは保存されないとされています。
• アップロード資料などの保存: アップロードされた資料、保存されたメモ、音声概要などは保存されます。
• 共有設定の重要性: 情報漏洩のリスクを避けるために、ノートブックの共有設定やアクセス権限の管理を適切に行うことが非常に重要です。

NotebookLMに設定したソースや入力したクエリ、生成された回答についても、Googleの多層防御インフラに守られているので、外部への情報漏えいリスクは極限まで抑え込まれています。
とはいえ、アップロードしたデータはクラウド上に保存がされるので、情報漏えいのリスクを完全にゼロにはできません。
機密情報や個人情報などが含まれるようなデータのアップロードは控えて、あらかじめ取り扱うデータについては決めておくことも大事です。

情報漏えいを防ぐアクセス管理と共有設定について

続いてNotebookLMで利用できるアクセス制御と共有設定を確認していきます。
NotebookLMでは、ノートブックごとにアクセス権限を設定できるので、ノートブックをチームで共有することにより、効率的に業務を進めることができます。
ですが、その設定によっては情報漏えいのリスクが高まるため、NotebookLMのアクセス制御と共有設定を正確に設定することが重要です。

共有機能の仕組みと注意点

ノートブックへのアクセス権限はノートブックごとに設定する必要があります。
最初にノートブックを作った際には、自分だけしかアクセスできません。

チームにノートブックを共有したい場合は「ユーザーやグループを追加」からメールアドレスを入力し、個別にアクセス権を与えます。

＜アクセス権限の種類＞

• オーナー：そのノートブックの作成者です。オーナーの権限移譲はできません。
• 閲覧者：共有ノートブック内の共有されたすべてのソース ドキュメントとメモに対する読み取り専用のアクセス権を持ちます。
• 編集者：共有ノートブック内のソースとメモを表示、追加、削除したり、他のユーザーとさらに共有したりできます。

閲覧や編集ができる範囲を正しく決めて権限付与をすることで、情報漏えいのリスクを減らすことができます。

まとめ

昨今では業務効率化のためNotebookLM以外にも、気軽にさまざまなAIサービスを使えるようになりましたが、プライバシーポリシーやデータの学習についての設定などはサービスごとに異なるので、実際に活用する前に確認をするようにして、目的にあった活用をしていきましょう！