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投稿者： gucchi
カテゴリー： トレンド >サービス紹介

取引先説明会、株主総会、勉強会、合同研修、会員制イベント、学会・学術集会、セミナー……これらのさまざまなイベントを開催する際に必ずつきまとう問題のひとつに「参加者の出欠管理」が挙げられます。非常に事務的かつ地味な作業ではありますが、イベントを成功に導くためには必要不可欠なものになります。そこで今回は、イベント出欠管理における課題と押さえるべきポイントを解説してみたいと思います。

「出欠管理」とは？

ひとくちに出欠管理と言っても、その作業を分類していくと、下記のように非常に多岐にわたります。

イベント準備

参加者登録情報の管理

WEBやハガキなどから申し込んだイベント参加者の名前や連絡先などの情報管理。

イベント前の告知、お知らせ

事前に準備が必要な場合のお知らせやリマインドのために、イベント開催前に参加予定者にメールなどで情報を告知。

イベント参加人数の確定

参加・不参加を選択するタイプのイベントや直前のキャンセルも含め、イベント当日の参加人数の確定。

当日

当日の受付

確定した人数をもとに、イベント会場受付にて参加者の出欠を把握。

イベント後

アフターフォロー

イベント参加者や止むを得ず欠席した人に対して、その後のアクションを促したり資料を配布するなどのアフターフォロー。

大まかに分類しただけでも、これだけの作業があります。（実際には、イベントの種類によって他にもさまざまな作業が発生します）これらの作業をすべて人力で行う場合、規模の小さなイベントならまだしも、参加者が数十人を超える大規模なものになると必要な労力は計り知れません。
また、イベントの規模が大きくなればなるほど、労力とともにミスが発生する可能性も増大します。それを防ぐために大切なことは「可能な限り人の手が介入する作業を少なくする」ことです。

確実、簡便な出欠管理のために

それでは、人の手で行う作業を減らすにはどうしたらいいのでしょうか。もっとも確実かつ効率的な方法は「イベント管理専用のシステム」を導入すること。株式会社アイ・セプトが提供する「イベント管理システム ～EMS～」は、イベント管理に特化した機能で、シンプルかつ低価格にこれまで追われていた煩雑な作業のほとんどを自動化することが可能です。

例えば、参加申し込みフォームに入力された情報を取り込みデータベース化すれば、手入力によるタイプミスを防ぐことができます。（ハガキで申し込む場合は、さすがに入力が必要ですが）
そのデータベースをもとに事前告知や最終的な参加者の確定も自動で行うことができるだけでなく、当日の受付も、あらかじめデータベース化された情報を受付会場のタブレット端末で呼び出し、入力してもらうことで受付に割く人員も削減できます（タブレット受付機能はオプションとなります）。
また、カスタマイズ性も高く、必要な機能を必要なだけ追加し、要望に合わせたオリジナルのシステム構築が可能です。

こちらのページにより詳細な機能紹介が掲載されていますので、イベント管理でお悩みの方はぜひ一度ご覧ください。

イベント管理システム ～EMS～企業で開催されるイベントの出欠管理を完全自動化